Journal des membres et banque de fichier des membres � informations et

réponses



L’essentiel résumé en bref



Mesures pour le développement des effectifs

La situation du scoutisme en général et des groupes en Suisse a été analysée dans le

cadre du projet „Développement des effectifs�. Une stratégie de croissance a ensuite été

élaborée et acceptée à une large majorité par l’AD 2005.

Les deux mesures « fichier de données des membres » et « journal des membres » sont

directement issues de cette stratégie.

Dans le domaine du développement des effectifs, le journal des membres poursuit

quatre objectifs principaux:

    � Décharger les responsables de groupe: le responsable de groupe ne devra

       plus jouer les postiers et distribuer des informations, car elles seront accessibles

       à chacun via le journal des membres. Il pourra donc se concentrer sur son rôle

       central de manager de groupe.

    � Motivation des responsables: La partie de du journal réservée aux

       responsables leur donnera des impulsions nouvelles et des informations

       concernant des manifestations qui leur sont spécialement destinées (FFS, Glaive

       routier, Moot). Ce moyen de communication direct a pour but de leur montrer qu’il

       sont reconnus et appréciés comme responsables également par le niveau

       national.

    � Motivation des scouts: Dans la revue de groupe, les scouts découvriront ce qui

       se passe au sein des groupes et pourront même participer activement à la

       conception de cette partie du journal. Un journal national leur fera prendre

       conscience de leur appartenance à un tout plus important. Pour de nombreux

       scouts, c’est une source supplémentaire de motivation, qui donne une nouvelle

       dimension motivante à leur passe-temps.

    � Soutien des parents: Prendre conscience du fait que l’organisation faîtière

       cantonale et fédérale qui gère les activités de loisir de leurs enfants est bien

       organisée, renforce la confiance des parents et les pousse à soutenir encore

       davantage les groupes et les activités qui y sont proposées.

    Dans le domaine du développement des effectifs, le fichier de données des membres

    poursuit quant à elle deux objectifs principaux:

    � Envoi du journal des membres

    � Analyse des mouvements des effectifs: jusqu’ici, seuls les groupes

       connaissaient leurs membres. Ils étaient les seuls à pouvoir réagir lors du départ

       de plusieurs enfants, par exemple. Les niveaux cantonal et fédéral n’avaient

       aucun accès à ces données et ne pouvaient appliquer une stratégie globale pour

       résoudre ces problèmes, même s’ils survenaient dans plusieurs, voire dans tous

       les groupes.









                                                                              Geschäftsstelle PBS

                                                                              Speichergasse 31

                                                                              Postfach 529

                                                                              CH � 3000 Bern 7

                                                                              Tel. +41 (0)31 328 05 45

                                                                              Fax +41 (0)31 328 05 49

                                                                              E-mail: info@pbs.ch

                                                                              http://www.pbs.ch

Pour une situation financière saine

Plusieurs groupes de travail indépendants ont analysé la situation des finances

fédérales, tant sous l’angle des coûts que sous celui des recettes. Pour les coûts, ils sont

arrivés à la conclusion qu’après les mesures d’économies déjà introduites, il n’était guère

possible d’en faire davantage sans diminuer notablement les prestations. Côté recettes,

les subventions (contributions de l’OFAS), les revenus du sponsoring et les cotisations

des membres (en raison de la diminution du nombre de membres) ont beaucoup

diminué. Il ne faut pas espérer une hausse des subventions et la cotisation de membre

ne doit pas être augmentée. Il faut donc chercher du côté du sponsoring et gagner

d’autres sponsors à notre cause. De nos jours, cela ne peut se faire que si la réciproque

est attractive, par exemple avec une revue des membres. Nous devrions donc à l’avenir

atteindre les recettes de sponsoring souhaitées à concurrence d’au moins 6 francs par

membre. Aujourd’hui elles s’élèvent à peine à 2 francs par membre. Car les contrats

doivent sans cesse être renégociés, ces 2 francs ne sont pas garantis si nous ne

pouvons pas offrir une réciproque attractive.



Démocratique

Lors des Conférences fédérales, les projets du journal revue des membres et du fichier

de données ont été largement approuvés par des responsables cantonaux élus. Tous les

niveaux ont pu participer aux travaux préliminaires. Les cantons et les groupes étaient

représentés tant pour le „ThinkTank� du journal des membres que dans le groupe de

projet qui travaillait au fichier de données des membres.



Des données sécurisées dans le cadre de la protection des données

L’introduction d’une administration centralisée et sécurisée des données, qui s’appuie

déjà techniquement sur les mécanismes de protection nécessaires, assure la protection

des données et décharge les différents niveaux. Une plate-forme commune permet

d’établir des instructions claires et précises et d’introduire des règlements justifiés

concernant la protection des données. Ces règlements précisent d’emblée qu’il est

strictement défendu de transmettre des adresses à des tiers. Conformément à la

législation sur la protection des données, la transmission des données des groupes à un

autre niveau nécessite l’accord des personnes concernées, respectivement de leurs

représentants légaux.



Efficient et flexible

L’introduction d’un fichier de données décharge les cantons et les groupes qui peuvent

ainsi se concentrer sur leurs tâches principales et profiter du service centralisé mis à leur

disposition. La pénible annonce des membres tombe donc. Les données ne doivent plus

être saisies et mises à jour à chaque niveau, mais peuvent être utilisées en commun,

dans un cadre défini et protégé. On pourra apporter des améliorations ou concrétiser de

nouvelles attentes de manière centralisée, par exemple pour la collaboration avec le

fichier de données J+S, dans laquelle devront être introduits dès 2008 tous les

participants à un camp. Les différentes organisations (groupes, corps, districts, cantons,

etc.) auront aussi la possibilité d’y introduire des données individuelles. La banque de

données des membres et surtout le journal des membres simplifient la communication

directe avec nos responsables et nos membres. Tous les niveaux vont y gagner en

efficience et en flexibilité.









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Pour ceux qui veulent aller au fond des choses:



Les questions les plus fréquemment posées concernant la revue des membres et

la banque de données des membres





Pourquoi le MSdS a-t-il besoin d’un journal des membres?

La nécessité d’un tel journal est apparue dans le cadre du projet pour le développement

des effectifs, mais aussi en raison de la situation financière du MSdS.



Q’est-ce que le journal des membres a à voir avec le développement des effectifs?

Il y a trois points essentiels à prendre en compte:

- Décharger les responsables de groupe: le projet pour le développement des effectifs a

clairement démontré le rôle central des RG et le nombre de tâches qui leur échoit. Il a

donc bien fallu réfléchir à une solution pour les décharger et les soutenir. L’une des

tâches actuelles des RG est la transmission des informations, puisqu’ils sont seuls à

recevoir les envois RG. Un journal des membres va pouvoir les soulager sur ce point

précis.

- Motivation des responsables: le projet pour le développement des effectifs a aussi mis

en valeur le fait qu’un groupe se porte mieux si les responsables sont motivés. Nous

devons donc tout mettre en œuvre pour que les responsables soient motivés de tous

côtés, à savoir par le groupe, l’association cantonale et les instances fédérales. Savoir

comment faire face à des situations difficiles peut être motivant: ce sera l’un des

contenus de le futur journal des membres. De même, apprendre quelles sont les

manifestations intéressantes organisées pour les responsables (FFS, Glaive routier,

Moot, etc) contribue aussi beaucoup à créer un tel climat. Mais aujourd’hui, ce savoir

dépend essentiellement de sa transmission par les RG aux personnes concernées.

- Motivation des scouts: bien sûr, pour un scout, ce qui compte en premier lieu, c’est sa

meute, sa tribu et son groupe. Mais lorsqu’ils remarquent qu’il y a des scouts également

ailleurs, dans d’autres pays aussi, ils sont d’autant plus fascinés et la motivation

d’appartenir à un tel mouvement augmente. Un journal des membres est une excellente

occasion d’informer sur l’existence des autres scouts, d’ici ou d’ailleurs. Les scouts

continueront à être informés des activités de leur groupe par la revue du groupe.

- Soutien parental: le soutien des parents est fondamental pour la vie du groupe. Les

parents des scouts les plus jeunes vont pouvoir lire ce journal et réaliser que derrière le

scoutisme se cache bien plus que des camps et des activités auxquels participent leurs

enfants et dont ils connaissent l’existence par la revue du groupe. Grâce au nouveau

journal des membres, les parents seront davantage prêts à soutenir les groupes.



Quel est le rapport entre le journal des membres et les finances?

Au premier regard, le journal des membres ne produit que des coûts: 3 francs viennent

de la cotisation de membre, à quoi s’ajoutent les revenus publicitaires et du sponsoring.

Pourtant, après trois ans d’activité, elle reste déficitaire. En revanche, une annonce ou

une annexe dans le nouveau journal des membres sera pour les sponsors actuels et

futurs une contre-partie très attractive puisqu’ils toucheront ainsi tout simplement 45'000

jeunes, sans que nous devions leur fournir une quelconque adresse en retour. On peut

d’ailleurs, entre autre grâce au journal des membres escompter dans ces prochaines

années une augmentation des rentrées dues au sponsoring. Ledit sponsoring rapporte







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aujourd’hui environ 2 francs par membre ; nous en espérons 6 ou plus par membre à

l’avenir. Les dépenses prévues pour créer ce journal se justifient donc.

En outre, il ouvre de nouvelles perspectives pour la recherche de financement : le plan

d’action 2 du développement des effectifs prévoit la création d’une association Alumni,

qui pourrait libérer d’autre moyens financiers. Cette association trouverait une contre-

partie très attractive dans le journal des membres, ce qui justifierait la hauteur (sans

doute plutôt élevée) de sa cotisation de membre.



Le RG est-il court-circuité par le journal des membres?

Non. Le RG doit être déchargé ; l’une de ses nombreuses activités consiste à trier et à

transmettre les informations plus loin. Ce ne sera plus nécessaire à l’avenir. La grande

majorité des RG font du très bon travail. Mais certains sont surchargés par la multiplicité

des tâches. Ce sont souvent des groupes qui perdent des membres parce que les

responsables ne sont plus motivés. Le nouveau journal des membres doit leur indiquer

les manifestations intéressantes, dont ils n’auraient sinon jamais entendu parler. On

n’agit pas autrement lors d’une randonnée : on s’occupe des plus faibles! Nous ne

pouvons pas prendre comme référence les RG les plus motivés, ceux qui réussissent à

résoudre toutes leurs tâches, à informer les responsables, etc. mais nous devons au

contraire soutenir ceux qui ont besoin d’aide pour effectuer leur devoir difficile et lourd de

responsabilités. Ainsi déchargé, le RG a plus de temps pour traiter ses nombreuses

autres tâches importantes.



Pourquoi faut-il de la publicité dans le journal des membres?

La revue des membres doit nous permettre de trouver davantage de sponsors. Mais si

tout l’argent y était investi, l’un des objectifs de cette revue ne serait pas atteint. Il faut

donc trouver encore d’autres moyens pour la financer. L’une de ces sources proviendra

de la cotisation de membre, mais au maximum 3 francs par membre. Pour éviter une

augmentation de cette cotisation, nous sommes donc obligés d’avoir des rentrées

publicitaires. Pour financer le journal, aucune augmentation de cotisation sera

nécessaire !



Pourquoi le MSdS a-t-il besoin de sponsors?

Les dépenses du MSdS durant ces dernières années sont restées stables, voire ont

légèrement diminué. Mais dans le même temps, les recettes ont fondu : d’une part, le

MSdS a perdu des membres et donc vu baisser les rentrées liées aux cotisations de ces

derniers ; d’autre part, il a reçu moins de subventions (contributions de l’OFAS). Il n’est

presque exclu que ces deux source de revenus augmentent à nouveau. Un groupe de

travail a récemment étudié les finances du MSdS et l’on diminue depuis les dépenses

partout où l’on peut (par exemple les finances de cours). Mais on ne peut continuer de la

sorte sans toucher à des prestations essentielles du Mouvement Scout de Suisse. Il faut

donc absolument qu’il trouve de nouvelles sources de financement.

L’une d’entre elles est le sponsoring ; le MSdS s’en sert depuis 1994. A cette époque,

c’était presque révolutionnaire et le MSdS était l’une des premières associations à

l’utiliser. Depuis, les choses ont bien changé et il devient toujours plus difficile de trouver

des sponsors. Une contre-partie attractive comme la revue des membres va faciliter les

choses. Le MSdS reste exigeant concernant ses sponsors: les entreprises proposant du

tabac ou de l’alcool sont exclues d’office.









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Pourquoi le MSdS a-t-il besoin d’un fichier de données des membres?

Elle se justifie pour plusieurs raisons: un jounral des membres ne peut être envoyée que

si l’on dispose des adresses de tous les membres. Les finances et le développement des

effectifs jouent également un rôle dans cette décision.



Quel est le rapport entre le fichier de données des membres et le développement des

effectifs?

Le projet pour le développement des effectifs a mis à jour le fait que nous ne

connaissions que peu nos membres. Combien de temps reste-t-on en moyenne aux

scouts ? Pourquoi en sort-on ? Que faut-il faire pour rendre le programme plus attractif ?

etc. Les groupes peuvent certes éclaircir ces points auprès des scouts dont ils

connaissent les noms, mais ça n’est pas le cas aux niveaux cantonal et fédéral. On ne

peut donc rien entreprendre qui soit utile à l’ensemble des scouts de ce pays.



Quel est le rapport entre le fichier de données des membres et les finances?

De prime abord, un fichier de données ne fait qu’engendrer des coûts. Mais si nous

pouvons contacter directement nos membres (sans donner les adresses à des tiers) cela

devient très attractif pour des sponsors. Nous pouvons raisonnablement escompter

récolter suffisamment d’argent grâce au fichier de données pour couvrir largement les

coûts engendrés. Et du fait que les groupes et les cantons n’auront plus besoin de

solutions individuelles, chaque association pourra réduire ses frais sur ce point précis.



Est-ce que des tiers (sponsors ou autres) pourront obtenir des adresses sur la base du

fichier de données

Nous ne donnerons JAMAIS à des tiers des adresses tirées du fichier e de données des

membres. Même pas à des sponsors.



Est-ce compatible avec la protection des données que des groupes introduisent leurs

membres dans une banque de données nationale?

Oui, c’est possible sur la base d’une information claire et avec l’accord de la personne

concernée ou de ses représentants légaux. Le MSdS veut s’en tenir à cette

réglementation, même si bon nombre d’associations et de partis ne la respectent pas.



Que se passe-t-il si quelqu’un refuse de figurer dans le fichier de données ou que les

parents ne donnent pas leur accord?

Cette personne doit être marquée spécialement, c’est-à-dire que son nom ne va

apparaître que pour le groupe, mais pas pour les niveaux cantonal et fédéral. Elle sera

prise en compte pour le paiement de la cotisation de membre, dont elle devra s’acquitter

comme les autres. Mais elle ne recevra pas la revue des membres puisque son adresse

restera cachée.



Les groupes auront-ils plus de travail avec le fichier de données des membres?

Au moment de l’introduction du fichier de données, il y aura plus de travail pour les

groupes, puisqu’il faudra introduire tout le monde et rassembler les autorisations de tous.

Mais nous nous efforçons de réduire au maximum les efforts à fournir. Une fois

introduite, le fichier de données ne donnera pas plus de travail que n’importe quel autre

système d’enregistrement des membres. Il va même en supprimer: l’annonce

compliquée des effectifs qui devait être faite au MSdS va disparaître puisque le niveau

fédéral saura directement combien de membres compte chaque groupe. Il sera aussi





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utile pour la collaboration avec J+S. A long terme, le fichier de données des membres va

donc contribuer à décharger les groupes.



Qu’est-ce que J+S a à voir avec la banque de données des membres?

Dès 2008, J+S va exiger que toute personne qui participe à l’une de ses activités soit

enregistrée dans un fichier de données. Nous allons concevoir notre fichier de données

de manière à ce qu’elle soit compatible avec celle de J+S. Le fichier de données du

MSdS va donc simplifier les choses.



Notre groupe a déjà un fichier de données qui a fait ses preuves; pourquoi devons-nous

en avoir un nouvea?

La plupart des groupes disposent aujourd’hui de très bons systèmes pour gérer leurs

fichiers de membres, c’est vrai. Mais aucun d’entre eux n’est adapté aux besoins de J+S,

ni ne peut remplacer l’annonce des effectifs, ni même ne nous permet d’en savoir plus

sur nos membres et donc d’adapter notre offre : de plus, aucun fichier de données actuel

ne nous permet d’envoyer un journal des membres.



Qui aura accès à ce fichier de données?

Ce point sera réglé très précisément : très peu de gens pourront y apporter des

modifications; seuls les groupes auront accès à la totalité des données de leurs

membres. Les autres niveaux ne pourront consulter que les données générales et qui

sont indispensables pour eux. La protection des données sera assurée sur le plan

technique (système de droits clairement structuré) et organisationnel (instructions,

sensibilisation, principes).



Actuellement, je peux introduire dans le fichier de données de notre groupe les

donateurs, les Anciens et des informations sur les progrès personnels de chaque scout.

Qu’en sera-t-il après ?

Il est prévu que toutes ces données pourront être introduites dans le fichier de données

du MSdS.



J’ai entendu dire que le fichier de données serait introduite avec du retard.

C’est vrai qu’actuellement nous ne pouvons pas garantir qu’il sera prête à entrer en

fonction le 1.1.08. Cela tient au fait que nous voulons la régler dans les moindres détails

et trouver les solutions les meilleures et les plus sûres. Mais nous mettons tout en

oeuvre pour qu’il soit terminée à la date prévue et que nous puissions envoyer le premier

numéro du journal des membres encore avant le CaFé.



J’ai entendu dire que le fichier de données serait aussi plus chère que prévu !

Ce n’est pas exclu. Nous sommes en train d’étudier toutes les éventualités et nous

recherchons des possibilités de financement qui nous permettraient, le cas échéant, de

financer une solution légèrement plus coûteuse. Le MSdS ne devrait donc pas débourser

davantage que prévu, et les membres en aucun cas non plus.



Qui a finalement décidé que le MSdS avait besoin d’un journal des membres et d’un

fichier de données?

Les deux mesures ont été adoptées à une large majorité par la ConF, donc par les

responsables cantonaux élus. Elles font aussi partie de la stratégie pour le

développement des effectifs, qui fut, elle, largement acceptée par l’AD 2005.





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Pourquoi une Assemblée des délégués n’a-t-elle pas pu se prononcer sur ce sujet?

Ces deux mesures ne sont pas des thèmes qui relèvent selon les statuts des

compétences de l’AD. De plus, les responsables cantonaux élus comme délégués à la

ConF représentent leurs associations cantonales. Les décisions sont donc prises en

respectant un processus démocratique.



Que se passerait-t-il si le MSdS n’introduisait ni le journal des membres ni le fichier de

données des membres ?

De prime abord, le MSdS ferait des économies. A long terme, il aurait de la peine à

trouver des sponsors et il ne serait même pas certain qu’il puisse garder les sponsors

actuels sans contre-partie attractive. Nous devons régulièrement renégocier nos contrats

de sponsoring et nous ne sommes pas les seuls sur ce marché ! Si d’autres associations

pouvaient offrir des contre-parties intéressantes, cela deviendrait très dur pour nous. Si

les sommes provenant du sponsoring devaient disparaître, le MSdS devrait se tourner

vers d’autres sources de revenus. Et il n’y aurait actuellement pas d’autres possibilités

que d’augmenter la cotisation de membre !

Une autre conséquence serait que les RG continueraient à être surchargés, que les

responsables manqueraient toujours d’informations concernant les activités motivantes,

que les scouts ne pourraient pas élargir leur horizon et que les parents ne connaîtraient

toujours que superficiellement le mouvement scout.









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